Vertriebsquoten im PV-Vertrieb: Diese Zahlen musst Du kennen

Warum Dein CRM Dir nicht sagt, wo Dein Vertrieb hakt

Du generierst Anfragen, Dein Team telefoniert, es gehen Angebote raus. Aber am Ende kommen zu wenig Aufträge rein, und keiner weiß genau, woran es liegt. Ich bin Jonathan Plum, Geschäftsführer der Anfragenfluss GmbH. Wir haben über 20 Mio. € Werbebudget für Handwerksbetriebe verwaltet, und ich sehe immer wieder: Wer seine Quoten nicht Schritt für Schritt misst, sucht den Fehler an der falschen Stelle.

Heute gibt es HubSpot, Pipedrive und selbst gebaute Programme. Trotzdem sage ich: Ein sauber gepflegtes Tracking-Sheet ist die einzige Möglichkeit, Deine Quoten von Grund auf richtig zu messen.

Der Grund ist einfach. In Pipedrive siehst Du zum Beispiel 100 Anfragen und ihren aktuellen Status. 20 stehen auf Absage, zwei auf Auftrag erteilt, ein paar auf unbearbeitet oder Vortermin. Bei zwei Aufträgen hast Du eine Quote von 2 Prozent, und jeder sagt sofort: Das liegt an den Leads.

Was aber, wenn Du aus diesen 100 Leads 100 Angebote gemacht hast und trotzdem nur zwei Aufträge bekommst? Liegt es dann an den Leads, am Verkauf oder an der Qualifizierung? Wenn Du die Schritte bis zum Auftrag nicht einzeln misst, hast Du keine Ahnung, woran Deine Neukundengewinnung scheitert.

Was ist ein Qualifizierungscall und warum telefonisch?

Im Sheet heißt der erste Schritt QC, das steht für Qualifizierungscall. Das ist das Erstgespräch. Ich nenne es bewusst Call, weil ich die Person anrufe. Du kannst auch vor Ort fahren oder ein Aufmaß machen, aber ich bin kein Freund davon, einfach mal hinzufahren.

Sonst passiert Folgendes: Der Kunde sagt, kommen Sie mal vorbei. Du schaust Dir das Objekt an und merkst, da passt gar keine PV-Anlage drauf, oder es lohnt sich nicht, oder die Person hat gar kein Budget. Das macht keinen Sinn. Deshalb muss das alles im Vorfeld validiert werden.

Telefonisch kann ein einziger Mitarbeiter in acht Stunden 16 Erstgespräche führen. Klar, vielleicht findet einer von 20 das am Telefon uncool und springt ab. Das sind 5 Prozent. Dafür schaffst Du an einem Tag, wofür Du vor Ort eine Woche gebraucht hättest.

Warum qualifizieren wir bei Anfragenfluss die Leads nicht komplett selbst? Wir fragen Grundthemen wie Kaufbereitschaft und Umsetzungszeitpunkt ab und legen Termine oder Rückruftermine. Aber jedes Unternehmen hat andere Qualifizierungsstandards. Manche Personengruppen oder Budgets lehnt ein Betrieb ab, die ein anderer gerne nimmt. Deshalb braucht jede Firma ihren eigenen Leitfaden.

So läuft ein guter Qualifizierungscall ab

Im Qualifizierungscall mache ich eine Begrüßung, ein Framing, eine Bedarfsanalyse und baue Problembewusstsein auf. Ich frage nach dem Stromverbrauch, nach der Zielsetzung, also eher Autarkie oder Wirtschaftlichkeit, und ob sich jemand schon Gedanken über Module, Speicher oder Wechselrichter gemacht hat.

Danach umreiße ich kurz, was wir machen. Ich pitche aber nicht, das ist ganz wichtig. Dann frage ich, wer am Ende entscheidet, wann umgesetzt werden muss, wie es mit dem Budget aussieht, ob Finanzierung oder Cash, und ob noch andere Angebote folgen.

Eine der wichtigsten Fragen: Geht es Dir um einen guten Preis-Leistungs-Deal oder willst Du möglichst billig einkaufen? Wenn jemand sagt, möglichst billig, egal was ich bekomme, dann kann ich direkt abkürzen. Passt nicht.

Rote Flaggen sind für mich auch Sätze wie schicken Sie mir einfach mal was zu oder ich will das erst in einem halben Jahr machen. Dann ist die Person unqualifiziert. Und Du tust Deinem Vertrieb einen riesigen Gefallen, wenn Du hart vorqualifizierst.

Lieber hart qualifizieren und leicht leben als leicht qualifizieren und hart leben.

Vom Erstgespräch zum Verkaufsgespräch: Die Regeln

Den Sales Call, also die Angebotsbesprechung, mache ich schon im Qualifizierungscall fix aus. Nicht erst, wenn das Angebot fertig ist. Wenn Du ein repräsentatives Büro hast, lade die Person zu Dir ein, damit sie Vertrauen aufbaut. Am besten als Letztes, nachdem sie alle anderen Angebote eingeholt hat.

Der Termin darf maximal 10 Tage in der Zukunft liegen. Wir haben bei unseren Kunden gesehen: Ab etwa 10 Tagen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Termin nicht stattfindet, stark an. Je länger Du wartest, desto schwieriger sind die Leute erreichbar.

Vor dem Termin gehen eine Terminbestätigung und Referenzen raus. Und ich sorge verpflichtend dafür, dass der potenzielle Kunde mit einem bestehenden Kunden von mir spricht. Das hat einfach gute Conversions, weil Vertrauen sonst das größte Thema ist.

Im Verkaufsgespräch selbst gilt: Niemals ohne Folgetermin gehen. Die Leute melden sich nicht von allein. Wenn jemand sagt, ich unterschreibe morgen früh, und Du hast keinen Termin gemacht, dann hast Du ihn aus Deinem Sales Cycle rausgelassen und musst selbst hinterher telefonieren.

Welche Quoten sind im PV-Vertrieb normal?

Ein Beispiel: Ich habe 11 Qualifizierungscalls im Kalender, 10 gehen ran. Zwei davon sind unqualifiziert, acht lege ich auf ein Verkaufsgespräch. Das sind 80 Prozent, und das ist bei Meta-Leads unüblich gut. Das geht eher in Richtung Empfehlung.

Von acht Sales Calls finden sieben statt, einer ist ein No-Show. Von den sieben schließe ich vier direkt ab, einer landet im Follow-up, zwei bekommen eine Folgebesprechung. Kommt aus den Folgebesprechungen noch ein Abschluss dazu, liege ich bei 71 Prozent von geführten Gesprächen zum Abschluss.

Wenn Du den Prozess gut befolgst, sind 60 bis 80 Prozent Abschlussquote im Verkaufsgespräch realistisch. Bei Leuten, die ein Angebot bekommen haben, und zwar direkt im Gespräch.

Wichtig: Jeder Verkäufer pflegt pro Leadquelle ein eigenes Sheet. Nur so siehst Du, welche Quelle welche Qualität liefert.

So findest Du mit den Quoten den Fehler im Vertrieb

Jetzt wird es spannend. Der Qualifizierungscall ist eine unabhängige Instanz. Er sagt: Du bist nach all unseren Kriterien qualifiziert. Haken dran, Feedback an die Leadquelle, gute Arbeit. Ab diesem Punkt hat die Leadquelle keine Verantwortung mehr. Ab jetzt ist es Sache des Vertriebs.

Damit kannst Du die wichtigste Zahl überhaupt berechnen: Was kostet Dich eine Angebotsbesprechung im Kalender? Egal ob die Termine aus Empfehlungen, aus Leadportalen, von denen ich kein Freund bin, aus Meta-Leads oder über die Website kommen.

Liegst Du normalerweise bei 60 bis 80 Prozent Abschlussquote und plötzlich bei 40, liegt es entweder am Verkäufer oder am Setting. Hör Dir die Verkaufsgespräche an. Passen die, legt Dein Setter zu viele unnötige Termine. Dann gehst Du das Skript noch mal durch und schulst genauer.

Ohne Tracking siehst Du nach einem Jahr eine Gesamtquote, die völliger Quark ist. Ich messe mit diesem Sheet nicht Geschwindigkeiten, sondern Beschleunigungen. Mich interessieren die Quoten zwischen den einzelnen Schritten, weil ich da die Abhängigkeiten sehe.

Ich messe mit diesem Sheet nicht Geschwindigkeiten, sondern Beschleunigungen.

Warum Du Rollen im Vertrieb trennen solltest

Bei den meisten Betrieben macht eine Person alles: Erstgespräch und Verkauf. Das ist nicht schlecht. Aber was ist, wenn diese Person weg ist? Und was, wenn Du richtig wachsen willst? Talent lässt sich nicht skalieren. Rollen, die klar heruntergebrochen sind, kannst Du dagegen dauerhaft besetzen.

Deshalb trenne ich die Rollen. Der Setter qualifiziert den ganzen Tag. Der Closer schließt den ganzen Tag ab, denn da ist er fit und da hat er den höchsten Return. Jeder wird mit einem Leitfaden in genau seine eine Aufgabe eingearbeitet.

Bei Empfehlungen kannst Du Dich im Vertrieb ziemlich schlecht anstellen und bekommst trotzdem Aufträge, weil die Leute bei Dir kaufen wollen. Bei anderen Leadquellen ist das nicht der Fall. Genau deshalb musst Du da sehr fit sein und Deine Quoten jede Woche kennen.

Häufige Fragen

Text mit KI-Unterstützung auf Basis des Videos „Vertriebsquoten im PV-Vertrieb: Diese Zahlen musst Du kennen“ erstellt (Transkript der YouTube-Untertitel).