Warum Einarbeitung im Handwerk so viel Zeit frisst
Ab etwa zehn Mitarbeitern merkst Du es deutlich: Jeder Neue muss eingearbeitet werden, und Du oder Deine besten Leute erklären immer wieder dasselbe. Wissen steckt in Köpfen statt in einem System. Ich bin Jonathan Plum, Gründer der Anfragenfluss GmbH. Wir sind heute über 25 Mitarbeiter, und die Werkzeuge aus diesem Artikel nutze ich selbst für unser Onboarding.
Das Gute ist: Du brauchst dafür keine teure Kursplattform. Wir nutzen zwar eine Lernplattform, und es gibt Anbieter wie Memberspot oder Kajabi. Aber für den Anfang reichen ein Google Doc und aufgezeichnete Videos völlig aus.
In diesem Artikel zeige ich Dir, wie unsere Kunden das machen und wie Du denselben Ansatz auch für Deine Endkunden nutzen kannst.
Schulungen per Google Meet aufzeichnen statt nebeneinander sitzen
Der typische Fall: Ein neuer Mitarbeiter lernt das Bestandskundenmanagement. Er sitzt neben dem Kollegen, der ihm auf einem kleinen Display etwas zeigt. Der Neue sieht die Hälfte und vergisst den Rest.
Mein Vorschlag: Der neue Mitarbeiter setzt sich in einen anderen Raum, geht per Headset in ein Google Meet, und der Kollege erklärt alles über Bildschirmfreigabe. So sieht der Neue alles in voller Größe, und der Kollege kann Dinge vergrößern und Schritt für Schritt zeigen.
Der entscheidende Punkt: Drück auf Aufzeichnen. Ein Tool wie Fireflies kann zwar transkribieren und Zusammenfassungen machen. Aber für Schulungen brauchst Du die Bildschirmaufzeichnung. Die speicherst Du ab, und schon hast Du ein Schulungsvideo, ohne extra etwas zu produzieren.
Das geht auch für Praxis-Situationen. Wenn Dein Kollege einem Bestandskunden einen Upsell anbieten will, drückt er auf Aufzeichnung und ruft den Kunden an. Der Neue hört live zu, wie das Gespräch läuft. Auch das wird später Schulungsinhalt.
So kann das konkret klingen: Der Kollege ruft an und sagt, Sie erinnern sich, Sie hatten damals das und das gesagt, wollen wir einen Termin für die Speichererweiterung ausmachen? Und der Kunde antwortet, ach was, ich will sofort bestellen. Genau solche echten Gespräche zeigen einem neuen Mitarbeiter besser als jede Theorie, wie ein guter Upsell abläuft. Und weil sie aufgezeichnet sind, kann sich jeder sie später wieder ansehen.
So baust Du Deinen internen Kurs mit Google Docs und Loom
Lege ein Google Doc an, zum Beispiel mit dem Namen Eurer Firma, intern und Kurs. Darin steht als Überschrift etwa Einführung Projektmanagement, und darunter der Link zum Loom-Video, in dem Dein Kollege das Projektmanagement-Tool erklärt: wo welche Funktion ist und was wann zu tun ist.
Am nächsten Tag kommt das nächste Thema dazu, zum Beispiel wie man einen Bestandskunden upsellt. Wieder ein Video, wieder ein Verweis im Dokument. Mit der Zeit wächst so Dein eigener Kurs.
Kommt ein neuer Mitarbeiter, gibst Du ihm das Dokument für seine Abteilung frei. Er klickt auf den Link und landet sofort im passenden Video. In Loom kann man sogar Kommentare hinzufügen.
Das ist eine super kosteneffektive Struktur. Ein Google Doc, ein paar Videos, fertig. Du musst nichts weiter bauen.
Was Du noch festlegen musst, sind die Rahmen-Meetings. Überleg Dir je Abteilung, welche Inhalte übertragen werden müssen und was ein neuer Mitarbeiter alles braucht. Dann planst Du die Termine, in denen Deine erfahrenen Leute genau das erklären, und zeichnest jeden einzelnen auf. Nach ein paar Wochen hast Du so einen vollständigen internen Bereich, ohne dass jemand extra Zeit für eine Kursproduktion geblockt hat.
Du musst nicht mal einen Kurs kaufen. Ein Google Doc und ein Loom-Video reichen.
Ordnung durch klare Dokumentennamen und Rollen
Ein Schulungsbereich bringt nur etwas, wenn Dokumente auffindbar sind. Deshalb sollte jedes Dokument nach dem gleichen Schema benannt werden: Kürzel Deiner Firma, dann die Abteilung, dann die Rolle, dann der Dokumentenname. So findest Du jederzeit alles wieder.
Wenn Du mehrere Gewerke oder Firmen hast, ist ein eigenes Kürzel für jede besonders sinnvoll. Ablegen solltet Ihr alles in geteilten Ablagen, damit jeder Zugriff hat.
Wichtig ist dabei, in Rollen zu denken. Im Vertrieb gibt es zum Beispiel den Opener, den Setter und den Closer. Im Key Accounting gibt es den Onboarder, den Bestandskundenmanager und den Upseller. Wenn Du Deine Schulungen nach diesen Rollen ordnest, weiß jeder sofort, welche Inhalte für ihn gelten.
Denselben Ansatz für Deine Kunden nutzen
Das Konzept funktioniert nicht nur intern. Du kannst es genauso in der Kundenbetreuung einsetzen. Ein Beispiel aus dem PV-Bereich: Dein Kunde will in der App seinen Verbrauch, die Einspeisung und die Produktion seiner Anlage sehen. Er findet sich nicht zurecht und ruft Dich an.
Irgendwann bekommst Du dieselbe Frage dreimal im Monat und denkst Dir: Das kann es nicht sein. Dann nimmst Du einmal ein Video auf. Herzlich willkommen bei Deiner Firma, in diesem Video zeige ich Dir, wie Du Deine App bedienst, Dich registrierst und bei Fehlermeldungen sofort weißt, was zu tun ist. Du gehst die App einmal am Bildschirm durch, auch über einen Handy-Simulator. Und dann machst Du es verpflichtend, dass sich jeder Kunde dieses Video anschaut.
Dieses Video kannst Du jedem Kunden schicken, zum Beispiel nach dem persönlichen Kontakt beim Onboarding. Wenn Du für Kunden eine WhatsApp-Gruppe nutzt, arbeite dort zusätzlich mit Bildern. Fotografiere zum Beispiel den Heizungskeller oder den Wechselrichter und beschrifte die Bilder, damit der Kunde genau sieht, was wo ist.
Wenn Du viele verschiedene Produkte im Portfolio hast, wird das natürlich ein größeres Projekt. Fang trotzdem klein an, zum Beispiel mit einem Video für das Onboarding, das Du nach dem persönlichen Termin verschickst. Die Erklärungen zu den einzelnen Systemen und Apps sammelst Du dann nach und nach.
Screenshots mit Markierungen als Schulungsinhalt
Für Erklärungen nutze ich zusätzlich ein kostenloses Screenshot-Tool. Du wählst den Bereich aus, den Du zeigen willst, und kannst ihn direkt bearbeiten: vergrößern, Dinge markieren, Kommentare setzen und sensible Stellen unkenntlich machen.
Das ist ideal, wenn Du einem Kunden oder Mitarbeiter etwas Schritt für Schritt erklären willst. Ich nutze das selbst für unser Onboarding-Training. Du kannst so auch Deinen Monteuren schnell etwas schicken.
Mit diesen einfachen Werkzeugen bist Du am PC total agil. Aufzeichnen, ablegen, verlinken. So wächst Dein Schulungsbereich nebenbei, jedes Mal, wenn Du sowieso etwas erklärst.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Lernplattform für die Mitarbeiterschulung?
Für den Anfang nicht. Ein Google Doc mit Überschriften pro Thema und verlinkten Loom- oder Meet-Aufzeichnungen reicht völlig aus. Neue Mitarbeiter bekommen das Dokument für ihre Abteilung freigegeben.
Wie zeichne ich Schulungen am einfachsten auf?
Führe die Einarbeitung über Google Meet mit Bildschirmfreigabe durch, auch wenn beide im selben Büro sitzen, und drück auf Aufzeichnen. So entsteht jedes Schulungsvideo ganz nebenbei.
Wie benenne ich Dokumente im Betrieb sinnvoll?
Nach einem festen Schema: Kürzel der Firma, Abteilung, Rolle und Dokumentenname. So findet jeder alles wieder, und Schulungen lassen sich nach Rollen ordnen.
Kann ich Schulungsvideos auch für Kunden nutzen?
Ja. Wenn Kunden immer wieder dieselbe Frage stellen, etwa zur Bedienung der Anlagen-App, nimm einmal ein Erklärvideo auf und schick es jedem Kunden beim Onboarding.
Text mit KI-Unterstützung auf Basis des Videos „Mitarbeiterschulung im Handwerk: Eigenen Schulungsbereich aufbauen“ erstellt (Transkript der YouTube-Untertitel).
Über den Autor: Jonathan Plum ist Gründer und Geschäftsführer der Anfragenfluss GmbH. Er hat über 20 Mio. € Werbebudget verwaltet und mehr als 270 Handwerksbetriebe beim Wachstum begleitet. Zur Biografie →
