Warum das Tool allein Dein Projektchaos nicht löst
Viele Handwerksbetriebe wollen ein Projektmanagement-Tool kaufen und hoffen, dass danach alles läuft. Aber ein Tool ohne klare Logik dahinter bringt Dir wenig. Ich bin Jonathan Plum, Gründer der Anfragenfluss GmbH. Wir haben über 270 Handwerksbetriebe begleitet, und bevor Du Geld für ein Tool ausgibst, solltest Du verstehen, wie so ein System aus der Vogelperspektive aufgebaut sein muss.
Das Prinzip ist einfach. Du arbeitest mit einem Board, auf dem jedes Projekt eine Karte ist. Das kannst Du in HubSpot abbilden, in ClickUp, in Monday oder auch in einer Branchenlösung wie Reonic. Welches Tool Du nimmst, ist zweitrangig. Entscheidend ist die Logik dahinter.
Jede Phase muss jemanden zum Handeln auffordern
Das Board besteht aus Phasen. Am Beispiel eines PV-Projekts könnten das sein: Onboarding bevorstehend, Material bestellen, DC und AC vereinbaren, Gerüst bestellen, DC ausstehend, AC ausstehend. In der Praxis geht es natürlich noch weiter.
Das Wichtigste dabei: Jede Phase fordert zu etwas auf. Es muss immer klar sein, wer gerade in der Verantwortung ist, etwas zu tun. Ist eine Phase erledigt, wird die Karte in die nächste geschoben.
Eine Phase, in der eine Karte einfach nur liegt und niemand zuständig ist, gibt es in einem guten System nicht.
Jede Phase fordert zu etwas auf. Es ist immer jemand in der Verantwortung, etwas zu tun.
Hauptboard und Unterboards: So greifen sie ineinander
Neben dem Hauptboard gibt es Unterboards. Nehmen wir die Phase Gerüst bestellen. Sobald das Projekt im Hauptboard dort landet, wird es automatisch in ein Unterboard gezogen und steht dort auf offen.
Im Unterboard arbeitet die Person, die das Gerüst bestellt, zum Beispiel jemand aus dem Backoffice oder Euer Einkäufer. Sie holt Angebote ein und schiebt die Karte auf Angebot angefragt. Liegt ein Angebot vor, geht die Karte in die Revisionsphase. Dort schaut die Geschäftsführung drüber.
Sagt die Geschäftsführung nein, geht die Karte zurück auf Angebot angefragt. Passt es, wird sie auf erledigt geschoben. Und jetzt kommt der Trigger: Sobald das Unterboard auf erledigt steht, springt das Projekt im Hauptboard automatisch in die nächste Phase, hier DC ausstehend.
So läuft das überall. Bei DC ausstehend wartet Ihr zum Beispiel auf die Lieferung. Ist sie da, geht es weiter in die Montage, dann in die Revision, die Geschäftsführung nimmt ab, und erst dann geht das Projekt im Hauptboard weiter.
Parallele Aufgaben: Weiter geht es erst, wenn alles erledigt ist
Manche Phasen lassen sich nicht mit einem einzigen Unterboard abbilden. Dann gibt es zwei parallel, teilweise auch drei oder vier. Das ist ganz normal, bei uns auch.
Wenn ein Projekt in so eine Phase kommt, wird es in mehrere Unterboards dupliziert, die nebeneinander laufen. Bei DC und AC zum Beispiel laufen beide Stränge parallel.
Ganz wichtig: Das Projekt im Hauptboard bewegt sich erst weiter, wenn alle Unterboards auf erledigt stehen. Ist nur eines fertig, passiert noch nichts. So geht kein Arbeitsschritt verloren, und Du siehst jederzeit, woran ein Projekt gerade hängt.
Häufige Fragen
Welches Projektmanagement-Tool eignet sich für Handwerksbetriebe?
Die Logik lässt sich in HubSpot, ClickUp, Monday oder Branchenlösungen wie Reonic abbilden. Wichtiger als das Tool ist, dass Phasen, Verantwortlichkeiten und Trigger sauber aufgebaut sind.
Was ist ein Unterboard im Projektmanagement?
Ein Unterboard bildet eine einzelne Aufgabe aus dem Hauptboard in eigenen Schritten ab, zum Beispiel Gerüst bestellen mit offen, Angebot angefragt, Revision und erledigt. Ist es erledigt, rückt das Projekt im Hauptboard automatisch weiter.
Wie bilde ich parallele Aufgaben in einem Board ab?
Über mehrere Unterboards, die gleichzeitig laufen. Das Projekt im Hauptboard geht erst weiter, wenn alle parallelen Unterboards erledigt sind.
Text mit KI-Unterstützung auf Basis des Videos „Projektmanagement-Tool im Handwerk: So muss es aufgebaut sein“ erstellt (Transkript der YouTube-Untertitel).
Über den Autor: Jonathan Plum ist Gründer und Geschäftsführer der Anfragenfluss GmbH. Er hat über 20 Mio. € Werbebudget verwaltet und mehr als 270 Handwerksbetriebe beim Wachstum begleitet. Zur Biografie →
